Privatisation d’un stade parisien pour un Congrès en extérieur

Organisation du MidSommar du Patrimoine, XXIVᵉ Congrès de la CNCGP

La Chambre Nationale des Conseils en Gestion de Patrimoine organisait son XXIVe congrès le 21 juin 2023. Afin de célébrer dignement ce Solstice d’été, le Président de la CNCGP souhaitait que l’évènement se déroule en extérieur, dans un lieu symbolisant l’esprit d’équipe, sans toutefois négliger confort et raffinement.

Devant un nombre conséquent de participants et du fait d’un programme mêlant table ronde, formations et diverses interventions, dont celle d’un ancien Président de la République, l’organisation de ce salon à ciel ouvert a requis toute l’expertise et le savoir-faire de professionnels de l’évènementiel.

Implantation d’exception pour un congrès en plein cœur d’un stade

Pour ce congrès annuel aux allures de journée champêtre, de nombreux espaces ont été créés par les équipes d’Atawa sur la pelouse d’un stade parisien.

• 6 grandes tentes Silhouette de notre gamme Nomade ont été agréablement réparties sur la pelouse du stade, totalisant 1 760 m² d’espace couvert. Élégantes et raffinées, avec une toile blanche ou ivoire et des mâts en bois, celles-ci offraient aux participants l’ombrage des journées estivales attendu.
• 1 tente stretch de 150 m², toujours de notre gamme Nomade, a quant à elle été implantée au centre du stade.
• Deux grandes zones d’espaces lounges ont également été installées, comprenant d’élégants transats, des tables basses et des parasols.
• De nombreux espaces dédiés à la restauration ont par ailleurs été disséminés tout autour, de même que divers foodtrucks. Le mobilier en palettes choisi pour cette zone apportait une touche guinguette chic, notamment par sa diversité. Harmonieusement disposé, ce mobilier champêtre comprenait des tables basses, des tables-bars et des mange-debout, dotées pour les unes de bancs, pour les autres de tabourets.

Les nombreux partenaires avaient chacun leur espace de rencontre. Confortablement installés sous les tentes, ils pouvaient accueillir leurs visiteurs dans un cadre convivial grâce à un mobilier au charme rétro, en rotin ou en bambou. Celui-ci comprenait notamment un coin salon avec canapé, fauteuils et table basse ainsi qu’une table haute et 3 tabourets adaptés.

Un espace conférence a pareillement été implanté sous une tente, avec tout l’ameublement nécessaire (bancs en bois, mange-debout, chaise en rotin…). En revanche, pour les prises de paroles majeures, une scène a été dressée au pied des gradins. D’élégants fauteuils et des tables basses permettaient aux différents intervenants de bénéficier d’un réel confort.
 

Une organisation collaborative pour un évènement de grande ampleur

Réussir un évènement d’une telle ampleur, d’autant qu’il se déroule sur une seule journée, nécessite une organisation sans faille.
L’agence évènementielle parisienne qui supervisait la programmation et la mise en place de ce congrès s’est tournée vers notre entreprise pour l’accompagner dans ce projet ambitieux. Les équipes d’Atawa sont donc intervenues pour créer les diverses zones imaginées pour accueillir visiteurs et partenaires, mais pas seulement.

Nous avons aussi mis en place un espace presse, celui-ci étant localisé dans l’une des salles du stade. Les journalistes, bénéficiant de chaises de conférence avec tablette, pareillement fournies par nos soins, ont ainsi pu assister à ces conférences de presse à l’écart de l’agitation générale.
Du mobilier d’accueil a par ailleurs été mis à la disposition des organisateurs, de même que des vestiaires. Nous avons de plus assuré l’installation du matériel de sonorisation nécessaire aux prises de paroles lors des conférences, ainsi que les éclairages d’appoint.

Défi de taille et de timing relevé par Atawa

L’organisation d’un congrès en extérieur n’a rien d’inhabituel pour Atawa. Cependant, pour ce MidSommar du Patrimoine, nous avons été confrontés à deux problématiques.
Des contraintes techniques se sont imposées d’emblée, liées à la configuration des lieux. Nous devions acheminer tout le matériel destiné aux différentes structures depuis l’entrée du stade jusqu’à la pelouse, sans nuire à cette dernière. Afin de ne pas abîmer le gazon, nous avons posé des plaques de roulages pour que des engins standards puissent circuler sans laisser de traces. En outre, ne pouvant fixer des haubanages au sol pour lester les tentes, il a fallu le protéger selon le même procédé avant d’y déposer d’imposants plots en béton.

En plus de ces difficultés techniques engendrant un temps de montage supplémentaire, le timing à respecter était des plus restreints. Le congrès se déroulant dans un stade, nous avions seulement 24 heures pour livrer et mettre en place les 2 200 m² de structures, de même que tout le mobilier et les différents aménagements techniques.

Malgré des circonstances délicates et l’obligation de mettre en place tous nos aménagements tandis que l’agence évènementielle s’appliquait à la décoration, ce congrès a connu le succès attendu !