Organiser un événement de collectivité pendant les Jeux olympiques

Les Jeux olympiques et paralympiques de Paris sont une opportunité extraordinaire de fédérer l’ensemble des Françaises et des Français autour de la pratique d’une activité physique et sportive, et de moments de fête populaire importants pour notre pays. Vous êtes une collectivité locale, une mairie, un acteur public et vous désirez réaliser un événement pour réunir et fédérer vos collaborateurs et concitoyens, mais ne savez pas par où commencer ? Que vous souhaitiez promouvoir les valeurs de l’olympisme, célébrer le patrimoine sportif local ou simplement rassembler votre collectivité autour d’activités sportives, voici un guide en sept étapes pour vous aider à réussir votre projet.

1. Identifiez vos objectifs

Avant de vous plonger dans les préparatifs, prenez le temps de définir clairement vos objectifs. 

• Que souhaitez-vous accomplir avec votre événement ? Sensibiliser le public aux valeurs de l’olympisme ? Mettre en valeur le patrimoine sportif local ? Encourager la participation communautaire dans des activités sportives ? 
• Quel est votre public cible ? 
• Quelle image souhaitez-vous véhiculer ? 
• Quelle est la spécificité de votre territoire ? 

Ces objectifs guideront toutes les décisions que vous prendrez par la suite, de la sélection des activités à la stratégie de communication.

2. Impliquez votre communauté et les acteurs locaux

La participation des membres de votre collectivité est essentielle pour garantir le succès de votre événement. Impliquez les écoles, les associations sportives locales, les collectifs et réseaux communautaires, les habitants ainsi que tous les autres acteurs que vous jugerez pertinents. Leur engagement contribuera à maximiser l’impact de votre événement et à renforcer les liens au sein de votre collectivité. 

3. Choisissez un lieu approprié

Le choix du lieu est déterminant pour le succès de votre événement. Il vous faut absolument opter pour un endroit qui correspond à la nature de vos activités : parcs, jardins publics, espaces verts, etc. Assurez-vous que le lieu soit facilement accessible et qu’il dispose des installations nécessaires pour accueillir votre public dans les meilleures conditions.

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4. Diversifiez vos activités

Pour attirer un large public, proposez un panel d’activités variées. Des animations culturelles et éducatives sur les valeurs du sport et de l’olympisme, des démonstrations sportives, des fêtes en plein air liées aux Jeux, des compétitions sportives, des sessions d’initiation aux pratiques sportives… Les possibilités sont nombreuses, alors laissez libre cours à votre imagination et créez un programme aussi attractif que diversifié.

5. Suivez votre budget

Identifiez les principaux postes de dépenses dès le départ : location de tentes, équipement audiovisuel, restauration, etc. Explorez également les sources de financement disponibles, telles que les sponsors ou la participation payante des membres. Un suivi rigoureux du budget vous aidera à éviter les surprises financières et à maximiser l’efficacité de vos dépenses.

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6. Recourez à la location du matériel événementiel

La location de matériel événementiel est souvent la solution la plus pratique et économique. Des tentes et chapiteaux esthétiques et fonctionnels peuvent servir d’espace d’accueil, de restauration, d’abri pour les exposants, etc. Pensez également à personnaliser ces tentes de réception, nomades ou pagodes avec les couleurs et les logos de votre collectivité pour renforcer votre identité. L’aménagement intérieur, lui aussi, doit être pris très au sérieux. En effet, le choix du mobilier et de l’éclairage doit faire l’objet d’une attention toute particulière. Opterez-vous pour des tables rondes, des tables rectangulaires, des mange-debout ?

Il vous faudra également penser aux équipements complémentaires qui feront de votre événement une véritable réussite. Un système audiovisuel performant, des toilettes autonomes, une solution de chauffage ou de climatisation adaptée, une signalétique efficace, tout cela peut faire la différence ! 

Pour cet aspect, vous pourrez compter sur l’expertise et le savoir-faire de l’équipe Atawa. Nous vous accompagnons sur le choix du mobilier, de l’équipement son, photo et vidéo, de l’éclairage, tout ce pour quoi vous aurez besoin de conseils. Nous nous chargeons également des phases de montage et de démontage des différentes structures. 

Grâce à nos réseaux de partenaires locaux, nous intervenons partout en France même pendant des périodes aussi chargées que les Jeux olympiques.

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7. Communiquez sur votre événement

La promotion de votre événement est essentielle pour attirer un maximum de participants. Utilisez tous les moyens à votre disposition : affichage, presse locale, site internet, réseaux sociaux, etc. Encouragez également les membres de votre collectivité à se faire le relais de votre événement et à partager leurs expériences et photos pendant et après l’événement pour créer un engouement et une dynamique autour de votre initiative.

En suivant ces sept étapes, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour organiser un événement de collectivité mémorable pendant les Jeux olympiques. Que ce soit pour célébrer le sport, renforcer les liens au sein de votre collectivité ou simplement s’amuser, votre engagement et votre créativité seront les clés de la réussite. Bonne organisation !