5 étapes essentielles pour préparer un salon professionnel

Les salons professionnels demeurent des occasions incontournables pour les entreprises de toutes tailles d’entrer en contact avec leur public cible, de présenter leurs produits et services, de renforcer leur image et de développer leur réseau. Cependant, pour tirer pleinement parti de ces événements, une préparation minutieuse s’impose. Dans cet article, nous vous dévoilons 5 étapes essentielles pour préparer un salon professionnel avec succès. 

1. Définir des objectifs clairs

La première étape avant de vous lancer dans la préparation d’un salon professionnel est de déterminer vos objectifs spécifiques. En effet, lorsque vous vous apprêtez à investir du temps, des ressources et de l’énergie dans un salon, il est impératif de savoir exactement ce que vous souhaitez en retirer. Prenez donc un moment pour répondre à ces questions : 

• Que souhaitez-vous accomplir en participant à cet événement ? 
• Voulez-vous accroître vos ventes ? 
• Élargir votre base de clients ? 
• Renforcer la notoriété de votre marque ? 
• Établir des partenariats stratégiques ?

Chaque objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et temporellement défini (SMART). Vous désirez augmenter vos ventes ? Fixez-vous un certain nombre de leads qualifiés ou de commandes passées à atteindre pendant le salon. Une fois établis, vos objectifs guideront toutes les actions ultérieures de votre entreprise lors de la préparation de l’événement.

Si votre but est d’élargir votre réseau professionnel, vous pourrez mettre l’accent sur l’interaction avec d’autres exposants et les visiteurs clés du salon. En revanche, si vous visez à présenter de nouveaux produits, vous devrez vous focaliser sur la conception d’un stand attrayant et sur la mise en place de démonstrations percutantes.

2. Choisir le bon salon professionnel

Tous les salons ne s’adressent pas et ne sont pas faits pour votre entreprise. Pour identifier celui ou ceux qui vous aideront à atteindre vos ambitions, nous vous conseillons d’effectuer des recherches approfondies pour trouver l’événement qui correspondra le mieux à votre secteur d’activité et à vos objectifs commerciaux. Évaluez la réputation, la fréquentation attendue, le public cible, et les autres exposants présents pour vous assurer que le salon choisi offre un maximum de valeur à votre entreprise.

Par exemple, si vous êtes une enseigne spécialisée dans la technologie, un salon axé sur l’innovation technologique serait plus approprié qu’un événement généraliste. 
 

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3. Planifier la logistique du salon professionnel

La préparation logistique est cruciale pour le bon déroulement du salon auquel vous prévoyez de participer. Tout d’abord, la réservation de votre espace d’exposition doit être une priorité. Les emplacements les plus stratégiques sont rapidement pris d’assaut, il est donc crucial d’agir vite pour obtenir un emplacement qui maximisera la visibilité de votre stand. Réserver tôt vous permettra également de bénéficier de tarifs avantageux et de meilleures conditions de négociation. 

Ensuite, étudiez attentivement le dossier technique fourni par les organisateurs du salon professionnel afin d'anticiper le cahier de charges de votre stand : surface disponible, hauteur maximale de construction autorisée, poids maximal autorisé pour les suspensions, matériaux autorisés, alimentation électrique, zones de chargement/déchargement, ainsi que les jours et horaires dédiés au montage et au démontage des stands.

Assurez-vous également que tous les éléments nécessaires à la mise en place de votre stand soient livrés en temps voulu et en bon état. Cela inclut non seulement les produits et échantillons à exposer, mais aussi le mobilier, les éléments décoratifs, les supports marketing et tout autre équipement indispensable à votre présence sur le salon. Enfin, notez bien que la formation de votre équipe est un autre aspect crucial de votre préparation. Assurez-vous que vos collaborateurs soient bien informés sur vos produits et services et qu’ils soient capables d’interagir de manière professionnelle avec les visiteurs du salon.

Vous n’avez ni le temps ni les ressources nécessaires pour vous occuper de l’ensemble de la logistique, et si vous en déléguiez une partie à Atawa ? En tant qu'experts de la construction et de l'aménagement événementiel, notre équipe vous propose une prestation complète allant de la conception personnalisée de votre stand à l’installation de cloisons en passant par la mise en place de décorations thématiques, et la disposition du mobilier pour maximiser l’impact visuel de votre stand. En bref, Atawa peut vous offrir un service clé en main pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur les aspects stratégiques de votre participation.

4. Créer une expérience mémorable

Votre stand doit se démarquer de la concurrence et attirer l’attention des visiteurs. Il vous faut, pour cela : 

•  Investir dans un design de stand attractif et professionnel. 
• Utiliser des structures et des éléments visuels percutants (mobilier, éclairage, son, vidéo, business corners/networking, décor).

Atawa, fort de ses 7 années d’expérience, vous accompagne dans la conception et la mise en place de cet espace éphémère unique qui captivera l’attention du public et renforcera votre image de marque. Solutions complètes d’éclairage et de sonorisation, tentes et chapiteaux personnalisables, stands modulables, mobilier d’exposition, équipements audiovisuels, présentoirs, matériel signalétique, vous aurez un maximum d’outils à votre disposition pour garantir aux visiteurs une expérience immersive et mémorable.

En nous confiant cet aspect de la préparation de votre salon, vous vous libérerez du temps pour vous consacrer à des tâches dont vous seul avez le secret : création des animations audiovisuelles, conception des outils marketing, formation du personnel, distribution de goodies, accueil des visiteurs, etc. 
 

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5. S’assurer du suivi pré et post-événement

Le succès d’un salon professionnel ne se joue pas uniquement le jour J, mais également en amont et en aval de cette date. Avant l’événement, assurez-vous d’une présence en ligne efficace : site web, articles, teasers, photos, stories, etc., pour susciter l’intérêt des participants. Soyez plus que jamais présent sur les réseaux sociaux pour annoncer votre participation et inciter les gens à se rendre sur votre stand.

Après le salon, il est crucial de contacter les leads et les prospects que vous avez rencontrés puis de les intégrer dans votre processus de suivi commercial. Analysez également les résultats de votre participation au salon afin d’évaluer son efficacité et d’identifier les domaines à améliorer pour les événements à venir.