La check-list complète pour l'organisation de votre événement

Organiser un événement est toujours synonyme d'effervescence, qu'il s'agisse d'un mariage, d'un succès commercial, du lancement d'un nouveau produit ou de l'inauguration d'un siège social. Mais comment garantir que ce jour soit un succès ?

Tout prévoir est crucial, mais encore faut-il savoir par où commencer et comment anticiper l'imprévisible. Le lieu, le mobilier, l'infrastructure, le vestiaire, la scène, le son, la vidéo, l'énergie, la lumière, le traiteur… la liste des éléments à prendre en compte est longue.

Nous partageons avec vous nos secrets et vous guidons pas à pas pour que votre événement se déroule en toute sérénité. Plus de 2000 clients nous ont déjà fait confiance — particuliers, entreprises, collectivités, organisateurs d’événements… C’est à vous maintenant. Suivez notre check-list!

La Planification:

• Déterminer le thème et l'objectif de l’événement.
• Choisir le lieu de l’événement:
  • Type de lieu: Un lieu privé, un hôtel, un espace de mon entreprise (salle de réunion, terrasse…), un lieu loué pour l’occasion (château, domaine, vignoble…), un lieu public.
  • La localisation : En intérieur, en extérieur, ou les deux.
• Définir la date de l’événement.
• Fixer le budget pour l’événement.
• Préparer la liste d’invités.
• Prévoir le programme: cocktail, dîner assis, discours, animations, etc. 
• Rédiger un plan de communication: site internet, réseaux sociaux, communiqué de presse, supports de communications, etc.   
• Sélectionner les prestataires: structures et tentes, traiteur, décoration, équipement technique, etc.
• Réserver le transport et le logement des invités.
• Préparer les documents administratifs et les licences nécessaires.
• Prévoir un rétro-planning et répartir les tâches entre les membres de l’équipe: en amont, le Jour J, à J+1. 
• Établir le contact référent de l’événement qui centralise les informations et est en contact avec les prestataires et intervenants.

Le Montage (logistique):  

L’implantation

• Évaluer la surface nécessaire à votre événement et le lieux dans lesquels ils vont se dérouler (jardin, tente, salon d’un château): 
  • Pour les différents moments: cérémonie, cocktail, dîner, piste de danse.
  • Pour les installations techniques: sanitaires extérieurs, DJ, régie technique.
• Prévoir la gestion des flux:
  • Côté invités : l’accessibilité du lieu, le parking, l’entrée et l'espace d’accueil.
  • Côté prestataires : l’accès au lieu (si différent de l’accès des invités), le parking (si différent du parking des invités), les contraintes d’accès (type de sol, ascenseur…) et la zone de stockage.

L’installation

• Tente et sol
  • La taille (selon espaces dédiés): repas assis, piste de danse, coin lounge, orchestre, conférence, produit d’exposition, etc.
  • Le type de tente (cristal, silhouette, orangerie, etc.): à choisir en fonction du thème souhaité et de la météo
  • Le type de terrain: pelouse, sol dur, un rooftop
  • Le type de sol: poser directement la tente sur le terrain existant ou sur un plancher, moquette, ou autre.
  • L'accès du matériel jusqu'à la zone d'implantation: la largeur de routes et chemins, le passage sous un pont, la navigation à l'intérieur de villes. 
• Décoration
  • L’habillage de l’environnement: tente (poteaux, murs, toit intérieur/extérieur, juponnage), sol, vestiaires, traiteur, etc.
  • Les éléments de décoration:
    • Eclairage: guirlande, lustres, spots, végétation, securité (evacuation) 
    • Scénographie florale: centre de table, arches, houppa 
    • Branding, si entreprise: impression sur bâche, sur banderoles, un habillage de tente avec le logo de la marque. 
• Mobilier et art de la table
  • Les espaces  qui nécessitent du mobilier: accueil, repas, coin lounge, vestiaires, etc. 
  • La restauration: dîner, cocktail, petit-déjeuner, déjeuner.
  • Le matériel: tables (ronde, rectangulaire, ovale), chaises, bars, assiettes, nappes, etc.
  • L’espace de rangement pour le matériel.
• Énergie: 
  • Vérifier la capacité énergétique du lieu.
  • Besoin d’un groupe électrogène ou non.
  • Besoin d’un chauffage ou d’une climatisation.
• La technique:
  • Le son: DJ / Groupe, prise de parole (podiums, micros, amplificateurs)
  • La vidéo: nombre d'écrans, type d'écrans, le contenu  
• Sanitaires: 
  • Vérifier si des sanitaires sont bien présents sur le lieu.
  • Choisir le type de sanitaire et l’emplacement: cabines, caravanes, bloc.

Le Démontage: 

• Organiser en amont l’ordre d’intervention des prestataires. 
• Penser à la reprise des éléments de décoration, du mobilier, de la vaisselle, des déchets et au ménage. 
• Veiller à la sécurité du lieu jusqu’à la remise des clés. 
• Assurer que le lieu soit restitué tel qu’il a été mis à disposition. 
• Faire un état des lieux de sortie.

Post Événement: 

• Remercier les prestataires, invités et clients. 
• Organiser le reportage photo et vidéo. 
• Procéder à la clôture financière. 
• Analyser les retombées de l’événement et le partager avec les personnes concernées.

Avec une large gamme de tentes et structures événementiels, des options de personnalisation infinies et un service clé en main de haute qualité, toute l’équipe Atawa est là pour vous accompagner à chaque étape de la conception à la réalisation de vos événements privés et professionnels.