Comment bien choisir sa tente de réception ? Guide complet pour un événement réussi

L'organisation d'un événement implique une multitude de décisions, et le choix de la tente de réception en est une cruciale. Que ce soit pour un mariage en plein air, un événement professionnel, ou un événement grand public, le type de tente sélectionné peut grandement influencer l'ambiance et le confort de vos invités et participants. Ce guide détaillé vous aidera à naviguer parmi les options pour identifier la tente idéale adaptée à vos besoins.

Les formats les plus populaires sont :

• La bi-pente ou tente de réception,
• La Stretch,
• Les Pagodes,
• La Silhouette,
• La Polygonale,
• La tente Arquée,
• La tente Bambou,
• La structure sur pont.

Déterminer vos besoins

Taille de la tente

La taille est un facteur primordial pour assurer l'aisance de vos convives. Elle dépend du nombre d'invités, de la surface dont vous disposez, de l'aménagement intérieur désiré, mais, avant tout, il vous faut définir l’utilisation précise de votre ou de vos tentes: vos invités resteront-ils debout ou seront-ils assis ? Y aura-t-il un repas ? Si oui, les convives seront-ils assis ou opterez-vous pour une réception avec mange-debout ?

Voici quelques conseils pour vous aider à bien choisir la taille de votre tente pour votre événement. L’espace nécessaire par personne se mesure généralement en fonction du type d'événement.

Voici trois situations envisageables : 

• Pour une réception debout (buffet)  : 0,5 m²/personne ;
• Pour une réception avec des rangées de sièges : 0,7 m²/personne ;
• Pour une réception assise avec des tables rondes : 1,2 m²/personne.

Ainsi, il ne vous reste plus qu’à multiplier l’espace escompté par le nombre de participants pour obtenir la taille minimale de votre tente.

Par exemple, une tente bi-pente ou de réception est souvent choisie pour des événements de grande envergure grâce à sa structure modulable et sa capacité à être installée sur un plancher, offrant ainsi stabilité et élégance. Ces tentes peuvent être aménagées avec des travées opaques pour créer des espaces dédiés, comme un espace traiteur isolé​​.
 

Type d'événement

Le type d'événement orientera votre choix vers une tente spécifique.

• La tente Cristal et la tente Pagode conviennent à une multitude d'événements, allant des mariages élégants aux galas d'entreprise. Modulables, elles s’utilisent seules ou à plusieurs pour former de grands espaces de travail ou de convivialité dans des configurations originales (en U, en croix, etc.). Elles offrent également des possibilités de personnalisation par le biais de décorations telles que des velums, des habillages de poteaux ou de murs, ou des toiles transparentes pour mettre en valeur l'environnement extérieur lors d'événements élégants.
• Parfaite pour un mariage champêtre ou un lancement de produit au style cosy ou bohème, la tente Stretch s'ouvre sur l'extérieur et offre une esthétique inspirée nomade qui plaira à vos équipes et invités. Avec elle, vous aurez l’impression d’être dans le désert marocain... Coup de cœur garanti. 
• Élégante et raffinée, la tente Silhouette est idéale pour apporter une touche chic et naturelle à un dîner assis. Contrairement à la tente Stretch, cette structure montée sur des mâts en bois peut être fermée et chauffée pour plus de confort.
• Adaptée principalement aux événements professionnels, la Structure sur Pont est idéale pour des installations techniques complexes ou des exigences acoustiques particulières​​. Flexible, cette structure sur-mesure peut être décorée à l’image de votre entreprise.
• Envie d’insolite ? Le dôme géodésique offre un effet visuel unique et permet de créer un événement à fort impact avec une structure innovante et facilement déployable.
   

Comprendre les matériaux et les options disponibles

Matériaux de la tente

Le choix des matériaux influe sur la durabilité et la résistance aux intempéries de la tente. 

Certaines structures, comme le chapiteau Bambou ou la tente Silhouette, sont spécialement conçues pour s'adapter aux aléas climatiques. Imperméables, ces structures peuvent être ouvertes ou fermées, chauffées, résister à des vents de 100 km/h et même supporter une épaisseur de 4 cm de neige. La tente Vélum, avec son entoilage opaque, permet de chauffer la structure rapidement et à moindre coût. 

Pour un événement sous de fortes chaleurs, où vous souhaitez profiter de l'extérieur tout en restant à l'ombre, les structures ouvertes comme la Toile Lycra et la tente Stretch - à la fois étanches et anti-UV - seront les plus adaptées.

Élégante et raffinée, la tente Cristal se fond dans tous les environnements grâce à sa toile transparente. Cette tente peut également s'adapter aux conditions météorologiques, car elle peut être complètement fermée, soit par des rideaux, soit par du cristal thermo-étiré. Il existe deux qualités de cristal différentes en fonction de l'effet recherché : le cristal neuf ou le cristal de second choix. Cette préférence dépend en partie du budget, mais pour les rideaux et les toits, le cristal tendu à chaud doit être neuf.

Les tentes sont disponibles en trois couleurs principales : blanc, blanc opaque (qui ne laisse pas passer la lumière) et cristal (transparent comme une vitre). Certaines tentes sont souvent disponibles dans des tons écru et beige, comme le Stretch et Silhouette. 
 

Structure de la tente

La structure de votre tente détermine non seulement son apparence mais aussi sa fonctionnalité. Voici un aperçu des différentes structures disponibles et de leurs caractéristiques.

Les tentes Stretch, par exemple, sont idéales pour les événements décontractés ou comme solutions d'ombrage élégantes grâce à leurs toiles tendues sur des mâts en bois d’eucalyptus ou aluminium. Elles offrent également une multitude de possibilités de conception en permettant le jumelage des tentes entre elles.

Avec une structure écologique qui s’élève dans les airs, portée par des mâts en bambou, le chapiteau Bambou offre un profil unique et des options de personnalisation qui peuvent créer des atmosphères particulières adaptées à des événements thématiques ou haut de gamme​​.

Composée d'une armature métallique carrée ou rectangulaire et d'un toit transparent à deux pentes, la tente Cristal permet aux invités de profiter du cadre extérieur en journée et de s'immerger dans une atmosphère magique une fois la nuit tombée.

La structure sur pont est une structure innovante composée de ponts de lumière assemblés et ancrés dans le sol avec des platines de lestage. Elle offre de multiples configurations de montage et d’habillage, apportant une dimension originale et moderne à vos événements professionnels et privés.

Certaines structures sont partiellement ou totalement habillées afin de créer un espace de réception haut-de-gamme qui ressemble à tout, sauf à une tente. Idéale pour vos événements les plus prestigieux, retrouvez l’Orangerie, la tente Eben ou la tente Verrière. 
 

Considérations pratiques

Budget

Votre budget est décisif dans le choix de la tente. Il est important de considérer non seulement le coût de la location mais aussi les dépenses associées telles que l'installation, la surface, et la saisonnalité.

• La qualité de la structure événementielle : plus votre tente est haut de gamme, originale et difficile à entretenir, plus son prix sera élevé. Les matières utilisées et types de fabrication varient d’un produit à un autre, selon que celui-ci soit par exemple conçu en France.
• La surface de la structure événementielle : plus le volume de la structure est important, plus il faudra allouer d’espace à son transport, nécessitant parfois même plusieurs camions. Plus la largeur de la tente est importante, plus son montage nécessite de main d’œuvre et/ou d’engins de levage (grue, chariot télescopique…).
• L’entretien et le nettoyage des structures en aluminium après chaque installation demandent beaucoup de temps en atelier, à l’instar du nettoyage de l’entoilage qui se fait à la main et au chiffon sec.
• La localisation : il faut savoir que le prix varie en fonction de la demande, de la concurrence et des coûts propres aux régions. À noter également que plus l’événement est éloigné du dépôt du prestataire, plus le coût de transport sera important (péage, essence, transport maritime) car il faut compter l’aller/retour pour le montage et pour le démontage. 
• L’accessibilité du lieu : si celui-ci est difficilement accessible, il faudra prévoir de la main d’œuvre en plus pour porter le matériel du camion au lieu de montage, ou faire venir un engin de levage. 
• Le terrain : pour monter la tente il faut soit piqueter (si le terrain le permet), soit lester, ce qui nécessite plus de main d’œuvre et augmente le coût de transport, donc le prix global. Le prix dépendra également de la pente et de la régularité du terrain. Pour adapter une tente à un terrain en pente, il faut recourir au calage de l’ossature métallique. Un procédé qui nécessite davantage de matériel – et donc de transport – ainsi qu’un temps de montage beaucoup plus important.
• La saisonnalité : Le prix de location de votre infrastructure événementielle dépend aussi de la saison durant laquelle la location est faite. Il sera par exemple plus facile de demander une remise commerciale en basse saison plutôt qu’en haute saison.

👉Lire aussi : 4 clés pour comprendre les prix des tentes de réception

Facilité d'installation et de transport

Prenez en compte la logistique d'installation de la tente. Les tentes Stretch et les Pagodes offrent une certaine flexibilité, peuvent être montées avec ou sans plancher et s’adaptent à divers terrains. Toutefois, certaines structures, telles que les tentes polygonales ou structures sur pont nécessitant des équipements spécifiques pour le montage peuvent entraîner des coûts logistiques supplémentaires​​.

À noter : plus le volume de la structure est important, plus il faudra allouer d’espace à son transport, nécessitant parfois même plusieurs camions. De plus, plus la largeur de la tente est importante (<15 mètres), plus son montage nécessitera de main-d’œuvre et/ou d’engins de levage (grue, chariot élévateur…).
 

Personnalisation et accessoires

La possibilité de personnaliser votre tente pour qu'elle s'harmonise parfaitement avec l'esthétique de votre événement est essentielle. Les options de personnalisation peuvent inclure l'éclairage, le chauffage, les éléments de décorations, le mobilier, voire même les installations sanitaires. La disposition des éléments au sol est stratégique pour garantir une circulation fluide à l'intérieur de votre espace de réception.

Disposition du mobilier :

• Chaque invité doit avoir la possibilité de se déplacer facilement. Pour un repas assis, les tables rectangulaires prennent généralement moins de place que les tables rondes et sont plus faciles à disposer en croix, en L, en T, ou en U. En revanche, veillez à ne pas disposer de tables à proximité des sorties de secours ou des cuisines.
  • Pour créer des espaces cosy et conviviaux où les invités auront plaisir à se détendre, vous pouvez installer des mini-salons avec fauteuils et canapés délimités par des bacs végétaux à proximité du bar. Ou, vous pouvez opter pour des mange-debout à répartir autour du buffet.
• Placé en plein milieu de votre tente événementielle, le bar crée une ambiance très festive, propice à la discussion. Véritable animation, il est alors le point de rendez-vous central de votre événement.
• L’espace traiteur qui comprend les buffets et les animations devra être placé à proximité de la cuisine ou l'office pour faciliter les allers et venues des serveurs. Une cloison est une solution envisageable pour cacher l'espace traiteur, à noter que cela peut prendre un peu de place à l'intérieur de la tente. Enfin, si la configuration du lieu de réception le permet, vous pouvez aussi prévoir un espace traiteur extérieur.
• Pour que la piste de danse soit accessible par tous les invités, il est préférable de la placer au milieu de votre tente de réception. L'option d'une seconde tente événementielle pour créer un espace de danse afin que chacun puisse pleinement en profiter est aussi envisageable.
• Pour des événements professionnels, placez le public debout face au podium central. En plus de capter son attention lors des prises de parole, vous optimisez l’agencement intérieur de votre tente de réception.

L’éclairage et la décoration :

• Pour habiller le plafond de votre tente et pour que l’espace paraisse plus chaleureux, optez pour le vélum plissé. En revanche, si vous souhaitez conserver la belle hauteur sous plafond de votre tente de réception et d'insonoriser, préférez le vélum tendu. 
• Les guirlandes lumineuses et les spots LED habilleront les mâts et poteaux de votre tente Stretch ou Silhouette ou Bambou pour lui donner une ambiance très intimiste et festive. Pour les toits en Cristal, privilégiez les lustres qui éclairent la salle harmonieusement. 
• Ne lésinez pas sur les fleurs et le végétal pour donner un ton, un thème ou une ambiance à votre événement ! Arche florale à l’entrée de la tente, suspensions florales au plafond... Vous pouvez même intégrer la végétation du lieu de réception pour sublimer l’espace intérieur.
   

👉Lire aussi : Comment sublimer un événement avec la déco événementielle ?

Garantie et service après-vente

Garantie du fabricant

La garantie offerte par le fabricant ou le prestataire est un gage de qualité et de fiabilité. Elle couvre généralement les défauts de matériaux et de fabrication, assurant ainsi une tranquillité d'esprit notable pour les organisateurs d'événements. S'informer sur les garanties disponibles est donc une étape cruciale dans le processus de sélection​​.

Service clientèle

Un excellent service client est indispensable, notamment en cas d'imprévus ou de besoins spécifiques le jour de l'événement. Opter pour un fournisseur réputé pour son écoute et sa capacité à répondre efficacement aux demandes peut faire toute la différence dans l'expérience globale​​. 

Avoir un conseiller dédié dès la conception de votre événement est essentiel pour bien comprendre vos besoins, vos envies et votre budget dans afin de vous proposer la meilleure solution possible. Ce professionnel vous aidera à choisir le modèle de structure adapté à votre événement et vous proposera des solutions efficaces d’agencement intérieur : conception 3D en amont, visualisation du projet, organisation de l’espace en fonction des contraintes techniques du terrain. 

Effectuer une visite ou un repérage technique avec un chef d’opérations est une partie fondamentale du service client, car elle permet de se familiariser avec le lieu, de valider les accès au lieu d'implantation et d'évaluer l'état du terrain.  De plus, la présence d'un coordinateur sur le site un ou deux jours avant l'événement est cruciale pour livrer et monter les infrastructures prévues dans votre projet.
 

Conclusion

Le choix d'une tente de réception ne se limite pas à une simple décision esthétique. Il implique une série de considérations pratiques, techniques, et budgétaires. Que vous optiez pour une tente bi-pente pour sa versatilité et son élégance, une Stretch pour son aspect pratique et son installation rapide, ou encore une structure sur pont pour des besoins spécifiques en matière de son et de lumière, chaque option offre des avantages distincts. Les Pagodes, avec leur installation rapide et leur adaptabilité, sont parfaites pour les petits espaces ou comme compléments à une structure plus grande. Enfin, les tentes Silhouette et Bambou, grâce à leur design unique, peuvent créer une atmosphère inoubliable pour des événements thématiques ou haut de gamme.

En prenant en compte les différents éléments abordés dans ce guide et en s'appuyant sur les compétences et l'expérience d'un fournisseur reconnu comme Atawa, vous serez à même d'organiser un événement qui marquera les esprits, tout en assurant le confort et la sécurité de vos invités. La clé réside dans une planification minutieuse et une sélection éclairée, garantissant ainsi le succès de votre événement.