Événement d’entreprise en hiver : chaleur et convivialité en Hauts-de-France

Fast Forward Events, une agence événementielle de Belgique a souhaité organiser un événement annuel d’entreprise mémorable à Marquette-lez-Lille. Le rendez-vous était fixé pour décembre, accueillant 300 convives. Cet événement se devait de refléter le prestige et l’excellence du client, tout en offrant un cadre confortable malgré les conditions hivernales rigoureuses.

Le défi : la saison

Initialement, l’agence Fast Forward a contacté Atawa pour la fourniture et l’installation de structures adaptées à un événement hivernal. Le principal défi résidait dans la nécessité de garantir un confort optimal pour les invités malgré les températures négatives et les risques de neige.

Il fallait trouver des solutions efficaces pour l’isolation thermique et le chauffage, tout en assurant une logistique fluide et une ambiance élégante pour le dîner de gala prévu le dimanche soir.

La proposition d’Atawa

Pour répondre à ces besoins complexes, Atawa a proposé une solution globale et sur-mesure :

✨Tente principale de 15m x 45m avec bardage vitré/blanc : Une structure spacieuse et bien isolée, capable de protéger les invités du froid tout en offrant une vue dégagée sur les environs. Le bardage vitré ajoutait une touche d’élégance, transformant la tente en un espace chaleureux et accueillant.

✨Tentes annexes : Des structures supplémentaires pour le traiteur, la régie technique et le vestiaire, assurant une organisation optimale et un service efficace.

✨Plancher : Pour offrir un sol stable et confortable, indispensable pour un événement de cette envergure.

✨Habillage sur mesure : Vélum plissé au plafond, moquette au sol et coton gratté sur trois côtés pour créer une ambiance chaleureuse et élégante, propice à un dîner de gala.

✨Portes vitrées : Facilitant les entrées et sorties tout en maintenant la chaleur à l’intérieur.

✨Chauffages au fuel et électriques : Des dispositifs puissants pour garantir une température agréable malgré les conditions climatiques hivernales.

Anticiper les éventuels risques

Le projet initial se focalisait sur la fourniture de structures adaptées à un événement hivernal. Cependant, en discutant plus en détail avec la cliente, l’équipe d’Atawa a su identifier et comprendre les besoins plus larges de Fermentis. Le principal souci était de garantir une température confortable à l’intérieur de la tente principale. Atawa a répondu à cette préoccupation en installant des chauffages au fuel et électriques, en utilisant du bardage vitré/blanc pour une meilleure isolation thermique, et en ajoutant des portes vitrées pour éviter les pertes de chaleur.

Grâce à une écoute attentive et une compréhension approfondie des attentes de Fermentis, nous avons pu offrir une solution complète et adaptée, garantissant ainsi le succès de l'événement.

Un thème hivernal mais chaleureux

L’ambiance recherchée était celle d’un événement d’entreprise élégant et chaleureux, malgré les rigueurs de l’hiver. La tente principale, avec son bardage vitré et son habillage sur mesure, offrait une transparence qui permettait aux invités de profiter de la beauté du site tout en étant protégés. Les éléments de décoration, choisis pour refléter le prestige de Fermentis, ajoutaient une touche d’élégance et de chaleur à l’ensemble.

Les nappes, les arrangements floraux, et même l’éclairage, tout a été pensé pour créer une atmosphère à la fois professionnelle et accueillante, propice aux échanges et à la convivialité.

Les petites anecdotes by Atawa

Les conditions climatiques étaient particulièrement difficiles, avec des chutes de neige et des températures négatives. Cependant, l’équipe d’Atawa a su faire face à ces défis en ré-approvisionnant régulièrement les chauffages en fuel et en installant des plaques de roulage pour faciliter le passage des camions de livraison. Cette réactivité et cette organisation ont permis de maintenir un environnement confortable et sécurisé pour les invités.

En répondant aux exigences strictes liées aux conditions hivernales et en fournissant des infrastructures de qualité, Atawa a assuré un confort optimal pour les 300 convives présents. La tente principale, avec son bardage vitré/blanc et son habillage sur mesure, a offert un espace à la fois élégant et parfaitement adapté aux défis climatiques de décembre.

La collaboration avec l’agence Fast Forward et le client final Fermentis a démontré l'importance d'une préparation minutieuse et d'une capacité d'adaptation face aux imprévus et à la météo. Le résultat a été un événement mémorable, où chaque détail a été soigneusement pensé pour créer une ambiance festive et chaleureuse, malgré les rigueurs de l'hiver. Atawa a une fois de plus prouvé sa capacité à transformer des contraintes en opportunités, garantissant ainsi la réussite de l'événement et la satisfaction des clients.