Comment organiser un cocktail d’entreprise ?

Les étapes d’une organisation parfaite pour un cocktail d’entreprise

Pour organiser un événement de type cocktail d'entreprise vraiment marquant, il faut avant tout avoir une excellente organisation et savoir quelles sont les étapes incontournables pour être efficace. 

Avant de commencer, il faut savoir pourquoi organiser un cocktail d’entreprise
De nombreuses raisons peuvent vous amener à organiser un cocktail d’entreprise : fêter des résultats, rencontre de tous les collaborateurs, fête de fin d’année ou d’été.
L’essentiel étant de rendre ce moment festif en mettant un peu de côté l’aspect sérieux de l’entreprise, tout en gardant un style qui colle à l’image de l’entreprise. 
Vous pouvez avoir un ou plusieurs objectifs en organisant ce cocktail d’entreprise : renforcer la qualité de vie au travail et la synergie entre les collaborateurs et les équipes, rencontrer de manière moins formelle des clients ou des partenaires, créer de nouvelles relations de travail…

1ʳᵉ étape : définir le budget alloué au cocktail

La première chose que vous devez prendre en compte, c’est le budget dont vous disposez pour l’intégralité de ce cocktail d’entreprise. Pour cela, il faut avoir conscience de l’intégralité des coûts et des dépenses qui seront nécessaires à son bon déroulement. 
Le budget varie selon l’ampleur de votre événement (nombre de personnes invités) et au niveau de service que vous souhaitez proposer. 

Voici les différentes dépenses à envisager : 

- Location d’un emplacement 
- Location si besoin des installations événementielles comme d’une structure
- Le mobilier et la décoration (tables, chaises, fleurs, décorations de table, assises…)
- Les effets d’ambiance (l’éclairage, la sono, les appareils électroniques…) ;
- La partie traiteur
- Le ou les animations durant le cocktail ;
- Le personnel nécessaire au bon déroulement (agent de sécurité, cuisinier, service, entretien…) ;
- Les invitations ;

2ᵉ étape : définir le lieu de réception

Avant de pouvoir commencer le choix du mobilier, des animations et de la restauration, la première étape obligatoire est de choisir votre lieu de réception pour le cocktail. C’est le lieu qui déterminera toutes vos possibilités. 

En période de beau temps, il est préférable de choisir un lieu extérieur, afin que vos invités puissent sortir et profiter de la chaleur et du soleil. L’espace extérieur peut aussi être entièrement aménagé grâce à tentes ou chapiteaux pour accueillir l’intégralité du cocktail. 

Vous pouvez par exemple installer plusieurs petites tentes stretch nomades qui accueilleront les buffets ainsi que les différentes animations de votre soirée. Ou alors installer une structure plus conséquente afin d’ombrager le lieu de réception. C’est notamment ce qu’avait fait la société Firmenich qui a demandé à Atawa de leur installer sur 3 années consécutives une tente stretch, une structure sur pont boisée, puis une structure sur pont sur la terrasse de leur bureau. 
En fonction du thème et de l’ambiance que vous souhaitez donner, vous pourrez opter pour du mobilier de style scandinave ou plutôt de style champêtre. 

La plupart du temps, les invités à un cocktail passent plus de temps debout qu’assis, l’objectif étant de sociabiliser. Toutefois, il faut prévoir des chaises pour qu’ils puissent se reposer et même manger sans difficultés. 
En temps froid ou maussade, le cocktail se déroulera dans une salle ou chapiteau fermé si vous ne trouvez pas de salles suffisamment grandes ou souhaitez profiter d’un cadre d’exception ou d’une belle vue. 
En effet l’avantage d’un chapiteau par rapport à une salle est que ce dernier est totalement modulable vous permettant de l’adapter aux nombres de vos invités. Par ailleurs, il est possible d’ajouter des chauffages sous certaines structures afin de garder vos convives au chaud tout au long du cocktail. 

N’oubliez pas que chacun de vos invités, surtout en hiver, aura un manteau. Il faut donc prévoir une pièce supplémentaire qui sera utilisée comme vestiaire.
Pour la location du mobilier haut de gamme qui convient à votre cocktail d’entreprise, vous pouvez faire appel à un spécialiste de l’événementiel professionnel comme Atawa.

3ᵉ étape : choisir votre taiteur

À moins que vous ayez une entreprise de restauration, le choix le plus simple reste de faire appel à un service traiteur professionnel. Faites une sélection des traiteurs qui exercent prêt du lieu de réception et contactez-les pour leur présenter l’évènement que vous souhaitez organiser. 
Les traiteurs vous offrent plusieurs choix de restauration : des menus uniques pour tous, des menus mixtes ou encore des buffets. Votre choix se fera sans doute en fonction du nombre d’invités. En effet, imposer un menu unique à 100 personnes est assez risqué, le buffet conviendra mieux. 

Avec un petit nombre d’invités, il est envisageable de choisir l’option menu, en interrogeant chacun sur ses préférences et ses éventuelles allergies. Dans ce cas, il faudra prévoir du personnel supplémentaire pour le service. 

4ᵉ étape : prévoir des divertissements

Lors d'une réception comme celle-ci, ce qui compte, c'est d’échanger, de passer du temps avec ses collaborateurs et de partager les belles expériences ou les belles idées, les cocktails et la nourriture vous y aideront. 
Pensez aux invités : se connaissent-ils tous, sont-ils des personnes proches, y a-t-il de nouvelles personnes ou des enfants ? Ce sont toutes des questions qui vous aideront à créer la bonne atmosphère. 
Il n’y a donc pas vraiment de règle en matière de divertissement, tout est envisageable en fonction de vos objectifs en organisant ce cocktail d’entreprise. 

Si vous souhaitez faire venir des musiciens ou un DJ n’oubliez pas prévoir les installations adéquates. Il est possible d’installer sur-mesure un podium et de mettre en place toute la mise en lumière et la sonorisation pour un cocktail dînatoire festif ! 

Laissez des professionnels de l’événementiel organiser votre cocktail d’entreprise

S'appuyer sur un professionnel de l’événementiel tel qu’Atawa est une solution parfaite pour pouvoir gérer au mieux un cocktail d'entreprise. 

Même en étant parfaitement organisé et en suivant nos conseils, l’organisation d’un cocktail d’évènement demande du temps et de penser à chaque détail. Le moyen le plus sûr d’organiser un cocktail d’entreprise parfait reste de faire appel à des spécialistes de l’événementiel qui ont l’habitude de diriger du début à la fin ce type d’événement.