Comment calculer la capacité du lieu de votre événement

La recherche du lieu idéal pour votre événement est une étape cruciale. Cependant, avant même de commencer à parcourir les différentes options qui s’offrent à vous, vous devez impérativement prendre le temps de calculer la capacité du lieu de l’événement. Cela vous permettra de faire un premier tri et de ne sélectionner que les lieux pouvant accueillir l’ensemble de vos invités. S’agit-il d’un petit rassemblement intime ou d’un événement à grande échelle ? De quel type d’espace avez-vous besoin ? Quelle est la nature de l’événement à venir ? Autant de questions auxquelles nous nous apprêtons à répondre au cours de cet article ! 

Définir la capacité de l’événement

Pour le calcul de la capacité du lieu de votre événement, il est essentiel de se poser ces 3 questions. 

Le nombre d’invités

Cela semble évident, mais combien de personnes prévoyez-vous d’accueillir ? Cette estimation est la pierre angulaire de toute planification d’événement.

En effet, le nombre d’invités est un élément clé qui influencera tous les aspects de votre événement, de la taille du lieu à la quantité de nourriture et de boissons à prévoir. Prenez le temps de dresser une liste exhaustive des personnes susceptibles d’être invitées. Une fois que vous avez une idée approximative du nombre de convives, vous pourrez commencer à rechercher des lieux qui peuvent accueillir confortablement votre groupe.

Le type d’événement

Chaque événement a ses propres exigences. Que ce soit un lancement de produit, une soirée d’entreprise, un mariage, un anniversaire, ou un salon d’exposition, chaque type d’événement nécessite une approche unique.

Plus vous définirez l’événement et sa nature, plus le lieu idéal vous apparaîtra de manière évidente. Un mariage bohème peut nécessiter un espace en plein air avec de beaux jardins pour la cérémonie, tandis qu’un lancement de produit d’une entreprise reconnue pour sa fibre innovante pourrait nécessiter un lieu urbain moderne et élégant pour impressionner les invités. Réfléchissez au but de l’événement, à l’ambiance que vous souhaitez créer et aux besoins spécifiques des convives pour choisir un lieu qui correspond parfaitement à l’occasion.

Le lieu

Voici où les choses deviennent encore plus intéressantes ! En fonction de la localisation (intérieure, extérieure, ou les deux), du type de lieu (jardin, hôtel, espace de votre entreprise, lieu loué pour l’occasion, lieu public), et de la structure (une tente bi-pente ou silhouette), la capacité de votre lieu variera.

Le choix du lieu est l’un des aspects les plus importants de la planification d’un événement. La localisation peut influencer non seulement la capacité d’accueil, mais aussi l’atmosphère générale de votre événement. Par exemple, un lieu en plein centre-ville peut être pratique pour les invités, mais un lieu isolé en pleine nature peut offrir une expérience plus exclusive et pittoresque. Considérez également le type de lieu qui correspond le mieux à votre événement - un hôtel élégant, une salle de réunion moderne, un jardin romantique ou même un château historique. Enfin, pensez à la structure du lieu, en tenant compte de facteurs tels que les installations intérieures et extérieures, ainsi que la possibilité d’utiliser des tentes de réception pour augmenter la capacité d’accueil.

Cela fait beaucoup de facteurs à prendre en compte ! C’est pourquoi notre équipe Atawa est là pour vous accompagner, vous guider et fournir tout le matériel nécessaire au succès de votre événement.
 

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Calculer l’espace 

Maintenant que vous avez les bases bien en tête, il est temps de se plonger dans les chiffres.

Les différents moments de votre événement : chaque moment de votre événement nécessite un espace dédié. Que ce soit pour le cocktail, le dîner, la soirée dansante, la prise de parole, ou les animations, assurez-vous de prévoir suffisamment d’espace pour chaque activité.

Lors de la planification de votre événement, il est essentiel de tenir compte de chaque étape, du début à la fin. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que le Jour J se déroule et prévoyez l’espace nécessaire pour chaque moment clé. Par exemple, le cocktail peut nécessiter un espace ouvert et aéré pour permettre aux invités de circuler librement et de socialiser, tandis que le dîner peut requérir des tables bien disposées pour créer une atmosphère intime et confortable. Assurez-vous également de prévoir de l’espace pour certaines activités propres à l’événement telles qu’une prise de parole, des présentations de produits ou des animations, en tenant compte des besoins techniques comme l’éclairage, le son et la projection.

Les invités et les éventuels prestataires ne sont pas les seuls à avoir besoin d’espace. Il vous faudra également compter quelques mètres carrés pour le bar, les sanitaires, le DJ, le vestiaire, le traiteur, le podium, et tout autre équipement technique nécessaire à la réussite de votre événement. Pensez aussi à la disposition de ces éléments pour faciliter la circulation.
 

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Informations utiles pour calculer la capacité du lieu de votre événement

Ces quelques chiffres vous seront utiles au moment de calculer la capacité du lieu de votre événement. 

• Pour un repas assis, les dimensions des tables jouent un rôle crucial. Prévoyez un mètre minimum entre deux tables pour la circulation du traiteur, et 50 cm par personne à table. Si les participants restent assis, sans que cela ne soit forcément autour d’une table, prévoyez en moyenne entre 1,5 m² et 2 m² par invité.
• Si les invités sont amenés à rester debout, il vous faudra miser en moyenne sur 0,5 m² ou 1 m² par personne si l’espace contient du mobilier. Pour un cocktail, un lancement ou un showroom de 250 personnes, il vous faudra donc trouver une salle entre 125 m² et 250 m².
• Pour un événement mixte (assis + piste de danse), visez environ 1,5 m² par personne.
• Voici quelques dimensions standards de tables pour vous aider à visualiser l’espace nécessaire :
  • Table ronde 8 personnes : 150 cm.
  • Table rectangulaire 8 personnes : 220 x 80 cm ou 200 x 100 cm.
  • Table ovale 8 personnes : 200 x 100 cm.
  • Table pour un buffet de 50 personnes : 4 m. 
• Pour les installations techniques, assurez-vous de prévoir suffisamment d’espace pour le DJ, les musiciens, le buffet, et tout autre équipement nécessaire.

En suivant ces conseils et en prenant en compte ces éléments essentiels, vous serez en mesure de calculer avec précision la capacité du lieu de votre événement. Bonne planification !