Nos conseils pour l'organisation de votre réception de gala
✅ Planifier votre événement
Une soirée de gala est un événement prestigieux qui ne s’improvise pas. Certes, un imprévu est toujours possible. Mais en établissant un programme et en ne laissant rien au hasard, il est plus simple de parer à toutes les éventualités. Anticiper la réservation du lieu de réception, planifier le montage de la structure, du plancher et des éléments techniques font partie des préparatifs. Sans oublier d’éventuelles démarches administratives pour obtenir les autorisations exigées ! Dès le début du projet, un rétro-planning vous aidera à y voir plus clair pour éviter d’oublier un élément primordial ! Également, n'omettez pas tous les éléments concernant l’encadrement de l’événement : avez-vous besoin d'hôtes ou d'hôtesses d'accueil ? de vestiaires ? Si oui, comment allez-vous gérer la place nécessaire, les portants et les tickets...
✅ Choisir le lieu parfait pour la réception
Pour être sûr(e) de sélectionner le bon endroit, il vous faut prendre en compte plusieurs critères. Parmi eux, le nombre d’invités et l’accessibilité du lieu sont essentiels. Les convives doivent pouvoir s’y rendre facilement, et se déplacer avec aisance dans l’espace prévu. Celui-ci doit également être attractif, pour susciter la curiosité et l’intérêt. Bien entendu, il est essentiel que le cadre où se déroule votre gala soit en cohérence avec les valeurs de l’entreprise et l’image que vous voulez véhiculer. Atawa vous accompagne dans l’aménagement des espaces existants, mais également dans la mise en place de structures adaptées (location de tentes et chapiteaux) pour créer un ou des espaces supplémentaires.
✅ Déterminer tous les éclairages nécessaires
Lors d’une soirée de gala, la lumière est l’un des postes les plus importants. Elle met en valeur les intervenants sur la scène ou l’estrade, elle sublime la décoration et crée l’ambiance souhaitée sur le lieu de réception. La lumière doit être en harmonie avec le thème de la soirée et le code couleur déterminé. Veillez à bien vous renseigner auprès des différents prestataires sur leurs besoins en éclairage. L’office traiteur, par exemple, exige logiquement plus de lumière qu’autour des tables du dîner. Pensez également à la sécurité et au confort de vos invités en éclairant suffisamment la signalétique des espaces, ainsi que les parkings, les sanitaires et les accès au lieu de réception.
✅ Scénariser les moments clés
Dans un gala, les discours et les surprises sont des instants incontournables et attendus par l’assemblée. C’est pourquoi il est indispensable de préparer en amont ces moments clés de la soirée. Qu’il s’agisse d’un discours, du lancement d’un nouveau produit ou de l’apparition d’une personnalité, rien ne doit être laissé au hasard. Vous adjoindre les services d’un interlocuteur unique, c’est vous assurer une coordination parfaite des éléments requis pour que cet instant soit parfait. Reconnu pour son expérience et sa polyvalence, Atawa sait harmoniser les jeux de lumière et les nouvelles technologies pour faire de ces moments les points d’orgue de la soirée de gala. Écran, micro, mapping vidéo… Atawa vous organise un gala clé en main !
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