4 clés pour comprendre les prix des tentes de réception

Quel budget pour la location d'un chapiteau ?

En événementiel, les prix varient souvent d’une tente à l’autre de manière considérable. À tel point, qu’il est parfois bien difficile de s’y retrouver et de choisir la structure événementielle idéale pour votre événement. Afin de comprendre pourquoi il existe de si nombreuses différences de tarifs sur le marché, nous vous proposons de passer en revue tous les éléments qui ont une incidence sur la note globale.  

1.    La qualité et la surface de l’infrastructure événementielle 

- La qualité de la structure événementielle : Il faut bien garder en tête que le prix de l’infrastructure événementielle dépend du type de produit que vous choisissez. Plus celui-ci est haut de gamme, original et difficile à entretenir, plus son prix sera élevé. Les tentes ne sont en effet pas toutes de la même qualité. Les matières utilisées et types de fabrication varient d’un produit à un autre, selon que celui-ci soit par exemple conçu en Chine ou en France. Pour une surface équivalente, un Chapiteau bambou sera ainsi plus cher qu’une Tente de réception classique. D’autant plus que le prix d’achat des structures est souvent relativement élevé – allant dans certains cas jusqu’à 100 000 euros – ce qui impacte le coup d’amortissement, et de ce fait le prix de location. 

- La surface de la structure événementielle : Le prix peut également varier en fonction de la taille de la tente, sachant que plus le volume de la structure est important, plus il faudra allouer d’espace à son transport, nécessitant parfois même plusieurs camions. Une tente de 400 m2 doit par exemple être transportée dans un plus gros camion qu’une tente de 100 m2. 
Autre donnée importante, la largeur de la tente. Plus celle-ci est importante, plus son montage nécessite de main d’œuvre et/ou d’engins de levage (grue, chariot télescopique…). Une structure de 15 mètres de large sera ainsi plus chère, car plus compliquée et plus lourde à monter qu’une structure de 10 mètres de large.

2.     L’entretien de l’infrastructure événementielle  

L’entretien et le nettoyage des structures en aluminium après chaque installation demandent beaucoup de temps en atelier, à l’instar du nettoyage de l’entoilage qui se fait à la main et au chiffon sec. Autre élément qui impacte le budget, la manutention du matériel, qui requiert également du temps, à savoir par exemple qu'il est important de ne pas jeter les armatures en aluminium ou encore de mettre des gants pour manipuler l’entoilage.

3.     Les conditions spatio-temporelles de votre événement

- La localisation : Il faut savoir que d’une région à une autre, les tarifs ne seront pas les mêmes. Même si cela reste dans l’ensemble assez homogène, le prix varie en fonction de la demande, de la concurrence et des coûts propres aux régions, la Bretagne étant par exemple moins chère que le Sud-Est. 
À noter également que plus l’événement est éloigné du dépôt du prestataire, plus le coût de transport sera important – péage, essence, transport maritime… – sachant qu’il faut compter quatre trajets pour un événement : l’aller/retour pour le montage et l’aller/retour pour le démontage. Le transport inclus aussi le coût d’amortissement du camion, et le coût de chargement et de déchargement du matériel à l’entrepôt, qui suppose de la main-d’œuvre. 
- L’accessibilité du lieu : Si celui-ci est difficilement accessible, il faudra prévoir de la main d’œuvre en plus pour porter le matériel du camion au lieu de montage, ou faire venir un engin de levage, ce qui augmentera les prix. Dans de telles circonstances, le travail de manutention n’est en effet pas à négliger, même concernant de petites distances, car le matériel est souvent très lourd à porter, multipliant dans certains cas le temps de montage par deux !

- Le terrain : Pour monter la tente, il faut soit piqueter si le terrain le permet, soit lester, ce qui nécessite plus de main d’œuvre et augmente le coût de transport, donc le prix global. En effet, si votre structure événementielle comprend 14 poteaux, il faudra entre 10 et 14 tonnes de lestage pour que la tente soit montée en respectant les règles de sécurité.  
À savoir que les prestataires qui ne respectent pas les normes de sécurité peuvent être moins chers, car ils installent moins de lestage. Par contre, en cas de vents violents, la sécurité de l’événement peut-être mise en péril. Le prix dépendra également de la pente et de la régularité du terrain. Pour adapter une tente à un terrain en pente, il faut recourir au calage de l’ossature métallique. Un procédé qui nécessite davantage de matériel – et donc de transport – ainsi qu’un temps de montage beaucoup plus important, sachant que c’est l’étape qui prend le plus de temps.
- La saisonnalité : Le prix de location de votre infrastructure événementielle dépend aussi de la saison durant laquelle la location est faite. Il sera par exemple plus facile de demander une remise commerciale en basse saison plutôt qu’en haute saison.

4.    Le service d’accompagnement  

- La qualification des équipes : Le prix d’une structure événementielle varie aussi selon le niveau d’expertise des intervenants lors du montage. Pour Faire appel à des experts coûtera plus cher qu’une main d’œuvre peu qualifiée mais vous garantira l'organisation de votre événement en toute sérénité. À noter aussi qu’en cas d’effectif réduit, les monteurs, plus rapidement fatigués, auront tendance à bâcler les finitions, pourtant primordiales. Il est donc important de ne pas négliger l’effectif d’une équipe, ce qui impact également le budget global. Suivez notre guide pour réaliser un budget maitrisé pour votre événement. 

- Le degré d’accompagnement : Le prix final ne sera évidemment pas le même si votre prestataire vous aide à construire votre projet et vous sert d’interlocuteur sur place, ou si au contraire, personne n’est disponible pour vous répondre au téléphone avant l’événement et que les équipes, débordées sur place le jour du montage, ne répondent pas à vos questions. Le fait de bénéficier d’un conseiller dédié pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins coûtera plus chère, tout comme sa volonté de vous assurer un événement de qualité peut également faire fluctuer le prix. Certains prestataires doublent par exemple automatiquement les groupes électrogènes pour éviter tout problème durant l’événement. Un coût supplémentaire qui vous protège des soucis d’électricité.
Faites d’ailleurs attention à vérifier que le prestataire que vous choisissez soit bien assuré. Si ce n’est pas le cas, protégez de tout problème matériel éventuel. Le prix d’achat d’une tente étant très élevé, certains prestataires préfèrent compenser en se privant d’assurance. 

5.    Budget   

Pour vous donner quelques idées de budget nous avons établi à titre indicatif des notions. Ces prix sont indicatifs et peuvent varier selon le lieu de l'événement, les accès, la disponibilité du matériel et les options choisies.