Organiser un festival : guide de l’infrastructure événementielle

Organiser un festival est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une attention particulière à de nombreux détails. Que ce soit au niveau de la sécurité, des démarches administratives ou de l’infrastructure, chaque aspect doit être soigneusement orchestré pour garantir un événement mémorable pour les festivaliers. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes essentielles pour organiser un festival réussi, en mettant l’accent sur l’infrastructure événementielle, domaine d’expertise d’Atawa.

L’essentiel de l’organisation

Avant de plonger dans les détails logistiques, il est essentiel de bien planifier les éléments fondamentaux de votre festival. Voici les aspects clés à considérer pour un événement grand public réussi.

Le thème

Choisir un thème pour votre festival est crucial, car il détermine l’identité de l’événement et influence toutes les autres décisions. Que ce soit un festival de musique, de gastronomie, ou de cinéma, le thème doit être clair et attractif pour attirer votre public cible.

Le public cible

Identifiez précisément votre public cible. Connaître les attentes et les préférences de votre audience vous aidera à définir la programmation, les services à offrir et les actions de communication à mener.

La programmation

Une programmation riche et variée est le cœur de votre festival. Choisissez des artistes et des activités qui correspondent à votre thème et à votre public. Pensez également à la diversité des genres et des moments forts pour maintenir l’intérêt tout au long de l’événement.

Le budget et les sources de financement

Établissez un budget détaillé en incluant toutes les dépenses prévues (cachets des artistes, location des infrastructures, communication, sécurité, etc.). Identifiez les sources de financement potentielles, telles que les subventions, les sponsors, la billetterie et les éventuelles ventes additionnelles réalisées sur place.

La communication et promotion

Une communication efficace est essentielle pour attirer des participants. Utilisez une combinaison de canaux traditionnels et numériques pour promouvoir votre événement : affiches, réseaux sociaux, partenariats avec des médias et des influenceurs, presse, radio etc.

Les démarches administratives

Ne négligez pas les démarches administratives : demandez les autorisations nécessaires auprès des autorités locales, assurez-vous de la conformité des installations et respectez les réglementations en vigueur.

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L’infrastructure 

Après avoir planifié les éléments fondamentaux, il est temps de se concentrer sur l’infrastructure de votre festival. Atawa, expert en infrastructure événementielle, vous accompagne pour assurer que chaque aspect logistique soit optimisé et adapté à vos besoins. Voici les principaux éléments à prendre en compte :

L’emplacement

Choisir le bon emplacement est crucial. Voici quelques options :

• En plein air (champ, plage, parc, etc.), cadre qui offre une atmosphère unique, mais nécessite une préparation logistique importante.
• Complexe fermé, option plus facile à gérer au niveau des infrastructures, mais qui peut être moins attrayante.
• Monument historique pour ajouter du cachet à votre festival, mais qui nécessite souvent des autorisations spéciales.
   

Assurez-vous que le lieu choisi est accessible et dispose de suffisamment d’espace pour l’ensemble des participants.. Pensez également au type de terrain et à la quantité de végétation sur place, car ces éléments influencent le budget et le choix des structures.

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Besoins en hébergement

Proposez une liste d’options d’hébergement à proximité pour les festivaliers. La création d’un espace de camping ou un « village » avec des tipis sera aussi la bienvenue, offrant un confort optimal avec des structures imperméables pouvant accueillir de 1 à 8 personnes. Ces villages peuvent inclure des zones de détente, des douches et des sanitaires dédiés.

Installations sanitaires

La présence de sanitaires lors d’un festival est indispensable. Vous pouvez, pour cela, envisager la location de cabines sanitaires, solution particulièrement pratique pour les événements en plein air.

• Cabines raccordables qui nécessitent un branchement à l’eau, à l’électricité et aux égouts, possible jusqu’à 10 mètres. Cette solution offre une autonomie d’utilisation infinie.
• Cabines autonomes qui fonctionnent en autonomie grâce à une cuve mais nécessitent des vidanges régulières.
   

Gestion de la billetterie

Une gestion efficace de la billetterie est essentielle pour fluidifier l’entrée des festivaliers et offrir une expérience agréable dès le départ. Nous vous recommandons 2 canaux principaux pour la vente des billets : 

• Une billetterie en ligne qui réduit les files d’attente et facilite l’entrée des festivaliers.
• Une billetterie sur place prenant la forme de kiosques modulaires flexibles et facilement installables/démontables.
   

Gestion de la sécurité et des installations

Pour que votre festival se déroule bien, il vous faudra veiller à la sécurité des participants (festivaliers, bénévoles, prestataires, artistes, etc.) en mettant en place des contrôles d’accès, des équipes de sécurité et de secours et en collaborant avec les autorités locales. Il est aussi crucial de vérifier la conformité des installations et des équipements utilisés. Atawa vous propose un accompagnement pour organiser une commission de sécurité et homologuer les infrastructures nécessaires.

Tentes de réception et pagodes

Les tentes offrent des solutions d’espaces couverts adaptables, parfaites pour les différents besoins de votre festival: stands de restauration, boutiques, scène couverte, zone de repos, etc.

Voici quelques-unes des options proposées par Atawa :

• Tentes stretch ou dôme pour des espaces VIP.
  
   

• Tentes silhouette pour accueillir les artistes.
   

• Tentes de réception classiques pour le staff et les bénévoles.
   

• Pagodes accordables entre elles pour la restauration et le poste de secours

Il ne vous restera plus qu’à personnaliser les tentes avec du mobilier et de la décoration événementielle, comme l’habillage des murs et l’installation de cloisons, pour créer des espaces distincts et accueillants.

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Responsabiliser le festival

Notre ultime conseil, pour votre festival, est d’adopter des pratiques durables telles que le tri et le recyclage des déchets, l’utilisation de gobelets réutilisables et de l’éclairage LED ainsi que l’installation de fontaines à eau. Favorisez les initiatives locales pour minimiser l’impact environnemental de votre événement, mesure à laquelle seront sensibles les participants. 

Organiser un festival est une aventure excitante qui demande rigueur et créativité. En suivant ce guide et en vous appuyant sur l’expertise d’Atawa, vous aurez toutes les clés en main pour mettre sur pied un événement mémorable et sécurisé, laissant des souvenirs inoubliables à vos festivaliers.