Guide - Préparez votre événement avec Atawa

Afin de pouvoir profiter sereinement de votre événement le jour J, suivez nos recommandations qui vous guiderons étape par étape.

Avant l’arrivée des équipes ATAWA

Confirmer la réservation finale 1 mois avant la date du montage. Passé cette date, nous ne pourrons garantir la modification de votre réservation.
Définir une personne sur place pour accueillir les équipes et indiquer l'implantation des infrastructures.
S'assurer que les accès jusqu'au lieu de montage soient dégagés.
Anticiper et prendre en charge les demandes d'autorisation pour la mise en place des installations si l'événement est sur un lieu public.

Pendant le montage

Prévoir de l'eau et un accès aux sanitaires pour l'équipe de montage.
Définir un contact unique qui échangera avec notre coordinateur sur le terrain.
S'assurer qu'aucun matériel ni personne ne gêne les équipes de montage et le déroulement des opérations.
Sauf indication contraire sur la réservation, nos prestations n'incluent pas le branchement des installations électriques. 
Assurer le gardiennage des installations entre la fin du montage et le début du démontage selon le planning indiqué dans votre réservation.
Si le lieu de l'événement le permet, Atawa se réserve la possibilité de stocker du matériel et des engins de manutention sur place, de manière discrète. Merci de nous prévenir si vous ne le souhaitez pas.

Pendant votre événement 
Si votre événement nécessite la présence d'une équipe Atawa, merci de prévoir un repas par personne (ex: permanence générale, permanence technique, entretien des sanitaires ...). Le nombre de personnes sera indiqué dans votre réservation.
Nous avertir en cas de changements météorologiques pouvant mettre en danger vos invités. 

Pendant le démontage 
Le lieu doit être ouvert et accessible selon le planning de démontage, pour que nos équipes puissent accéder aux différents emplacements sans difficulté.
Le lieu doit être dégagé de toute installation pouvant entraver le démontage de nos équipes. 
Tout matériel doit être rendu dans son état de livraison. En cas de retour du matériel en mauvais état, Atawa se réserve le droit de vous facturer le nettoyage et la remise en état. En cas de manquement de matériel lors de la reprise, celui-ci ou un transport de reprise ultérieure, vous seront facturés.

En fonction du type d’installation effectué par ATAWA
Tentes et structures (tentes de réception, nomades, structure sur pont, tipi, voile d’ombrage…)
Vérifier qu'aucune canalisation et qu'aucun réseau électrique ne passent sous l'endroit d'implantation de la structure.
Mettre à disposition une prise électrique 220 volt pour assurer l'ancrage de la structure.
Laissez les sorties libres.
En cas de risque de vent violent ou de pluie violente, fermez tous les rideaux, les portes et issues de secours et vérifiez la tension des câbles de contreventement.
Évacuez la tente si le vent dépasse 80 km/h ou si l'épaisseur de neige dépasse 4 cm.
Ne touchez pas à l'installation de la structure, intérieure ou extérieure, ni aux toiles de la tente, ni à l'installation électrique mise en place.
N'utilisez pas d'appareils de cuisson ni de fumigènes, ou tout engin projetant des flammes sous les structures.
Nous avertir dans les plus brefs délais si la structure est endommagée pendant votre événement.
Il est interdit de mettre du scotch, de la peinture ou des vis sur la structure ou sur le plancher. En cas de dommage, Atawa se garde le droit de facturer un nettoyage (s'il est possible et suffisant) ou de remplacer les bâches ou les planches abîmées.
La structure doit être vidée de tout élément avant le début de son démontage. 
En cas de neige, évacuer dès que possible la neige qui se forme sur l'entoilage de la tente, afin de limiter le poids et de ne pas créer de poche d'eau - surtout sur un entoilage cristal. Pour ce faire, privilégiez la brosse d'un balais par exemple (et non le manche), et manipulez avec délicatesse car l'entoilage cristal est très cassant en cas de température négatives

Mobilier et arts de la table
Sauf indication contraire sur la réservation, nous ne prenons pas en charge la mise en place du mobilier que nous livrons.
Le matériel (mobilier, art de la table, éléments de décoration...etc) doit être rangé dans les chariots et reconditionné dans son état de livraison (racks, palettes ou autre conditionnement).

Voici quelques précisions :  
- Les tables doivent être pliées ou démontées
- Les chaises houssées et empilées
- Les verres sales doivent être positionnés à l’endroit (tête en haut) dans les bacs
- Les couverts doivent être triés par typologie (fourchettes de table ensemble, couteaux de table ensemble, fourchettes à entremets ensemble etc …) non mélangés avec d’autres typologies de couverts et vous devez les positionner dans les bacs prévus à cet effet.

L’ensemble du matériel, une fois reconditionné, doit impérativement être rassemblé dans le lieu où le chauffeur l’a déposé lors de la livraison. 
En cas de non respect, le coût supplémentaire pour la reprise du mobilier vous sera facturé.

Sanitaires
Les sanitaires (cabines, caravanes) devront être rendus dans un état de propreté convenable. En cas d’usure excessive, ATAWA se réserve le droit de vous facturer un service de nettoyage.
Vérifier que les accès en eau et évacuation soient bien respectés compte-tenu du modèle sanitaire que vous avez réservé. 

Energie
Si ATAWA n’est pas en charge de l’alimentation électrique de votre événement, vérifiez la puissance et les arrivées électriques dont vous avez besoin compte-tenu des installations de votre réservation nécessitant un branchement électrique.