Comment organiser une conférence ?

Tous nos conseils pour une conférence réussie

Qu’il s’agisse de prospecter une nouvelle clientèle, de valoriser ses partenaires, de motiver ses équipes ou de mettre en valeur son image de marque, une conférence est un événement majeur pour toute entreprise. 
Parce qu’il s’agit d’une véritable opération de communication, celle-ci doit être parfaitement organisée afin d’obtenir les résultats espérés. Objectif, date, lieu, infrastructure, choix des équipements indispensables à une conférence… Atawa vous dit tout, étape par étape, pour que votre conférence ou autre événement d'entreprise soit une totale réussite !  

Définir l’objectif et le budget de votre conférence

Que ce soit pour vous faire une belle publicité, pour un séminaire d’entreprise ou encore une soirée de gala, c’est l'objectif de votre conférence qui détermine l’élaboration et l’organisation de votre événement. 
En effet, pour bien communiquer et ne rien laisser au hasard, il est indispensable d’avoir un but bien précis. Quels seront les invités ? Quels intervenants allez-vous solliciter ? Quel endroit se prêtera le mieux à votre événement ? 
En répondant à la question : « à quoi doit servir cette conférence ? », vous pouvez établir la ligne directrice de votre projet et budgéter la somme allouée à cet événement. 

Trouver la bonne date pour votre événement

Organiser une conférence ne s’improvise pas. Un tel projet se prépare durant des mois. C’est pourquoi il est indispensable de fixer rapidement la date de cet événement professionnel. 
Le milieu de semaine est le moment idéal pour organiser une conférence. Généralement, les partenaires professionnels apprécient les rendez-vous qui ont lieu tôt le matin ou à l'heure du déjeuner. L’afterwork, devenu très tendance pour les événements d’entreprise, est également un moment très convivial, plus adéquat pour séduire vos clients fidèles et prospects. 

Bien entendu, il est préférable d’éviter la période estivale. Prenez soin également de vérifier si aucun autre événement important et très fédérateur, comme une grande manifestation sportive par exemple, ne se déroule à la date que vous avez choisie.

Déterminer le lieu idéal

Toutes les entreprises ne disposent pas d’une salle de conférence. Fort heureusement, en vous faisant accompagner par des spécialistes de ce type d’événement, il est tout à fait possible d’organiser une conférence dans un lieu atypique mais tout aussi fonctionnel. 
Ainsi, en fonction de l'objectif de votre conférence, il peut être intéressant de l'organiser non pas dans une salle de réception classique mais pourquoi pas dans une salle de théâtre, un bateau, un stade de football… 
 

Ainsi, lors d’une soirée organisée pour une société d’investissement, Atawa a su trouver la solution pour accueillir les convives dans la cour intérieure du siège de l’entreprise. 
Couverte par une toile lycra très esthétique et modulable, la cour s’est ainsi transformée en un lieu de réception haut de gamme. Des parasols chauffants garantissaient une douce température, et des jeux de lumière tamisée ont éclairé toute la soirée.
Pour le groupe Les Mousquetaires, Atawa a mis en place plusieurs tentes accolées les unes aux autres, afin de créer une grande structure événementielle en plein air. C’est dans le parc appartenant au siège social du groupe qu’a pu se dérouler leur conférence d’entreprise sur plusieurs jours, grâce à ces structures temporaires.

S’entourer de prestataires expérimentés

Afin que votre conférence se déroule en toute sérénité, entourez vous de prestataire de confiance. 
Vous intégrez une conférence dans une soirée d’entreprise ? Vous aimez le format des cocktails d'entreprise à la fois conviviaux et informatifs ? Vous fêtez l’inauguration de vos nouveaux locaux ? Grâce à l’expertise d’Atawa dans l’événementiel d’entreprise, tout est envisageable.
De l'aménagement de l'espace, la location de mobilier et de l'art de la table, à la captation vidéo et régie, sans oublier l'éclairage et l'énergie, choisir un interlocuteur unique permet un meilleur suivi de l’organisation d’un événement. En s’adjoignant les services de prestataires reconnus, Atawa vous livre une solution clé en main.

Assurer une bonne communication

Pour attirer le public ciblé pour votre conférence, il est essentiel de mettre en place une bonne stratégie de communication. 
Tout d’abord, envoyez vos invitations suffisamment en amont, afin qu’un maximum de personnes puisse se rendre disponible. Contactez également suffisamment tôt les conférenciers que vous souhaitez faire intervenir pour accorder vos plannings respectifs.
Même si votre conférence n’est pas ouverte à tous, communiquer sur les événements de votre entreprise est important. Les réseaux sociaux sont un bon support pour véhiculer les valeurs et les actions de votre société. 
Vous pouvez également organiser une captation vidéo en direct afin de capter un public plus large. Ce fut le mode de communication choisi par Content Square, pour qui Atawa a organisé une conférence retransmise en streaming et qui fut un grand succès.

Ne négligez pas l’après-conférence. Pour surfer sur la vague de votre événement, photos, vidéos et cartes de remerciements sont toujours appréciés.

Si vous souhaitez être accompagné(e) pour organiser une conférence, Atawa met à votre disposition toute son expérience et toute son expertise pour ne rien laisser au hasard. Avec son équipe de professionnels de l’événementiel, Atawa vous garantit la réussite de tous vos projets !