Événement phygital : définition, avantages et organisation

L’évolution constante du monde numérique a ouvert de nouvelles perspectives dans le domaine de l’événementiel. L’une des tendances émergentes qui a pris de l’ampleur ces dernières années est celle des événements phygitaux. Ce terme hybride, résultant de la fusion entre le physique et le digital, représente une approche novatrice pour organiser des rencontres qui marient le meilleur des deux mondes. Qu’est-ce qu’un événement phygital ? Quels en sont les avantages et comment l’organiser ? Réponse tout de suite.

Comprendre l’événement phygital

Un événement phygital, contraction de « physique » et « digital », désigne une expérience à la fois présentielle et numérique. Ces manifestations hybrides se déroulent généralement dans un lieu physique et sont diffusées simultanément en ligne pour permettre au plus grand nombre d’y assister. Cette rencontre en présentiel est donc couplée à une expérience digitale et peut prendre la forme de séminaires d’entreprises, de conférences, de congrès, etc. 

Les éléments physiques d’un événement phygital peuvent inclure des lieux de rencontre, des stands d’exposition, des conférences en personne, des activités de réseautage, etc. Tandis que les éléments numériques peuvent prendre la forme de diffusions en direct, de salles de discussion virtuelles, de contenus interactifs, d’applications mobiles dédiées et incluent, bien entendu, toutes les technologies qui rendent cela possible. 
 

Les avantages d’un événement hybride

Un événement phygital présente de nombreux avantages pour les organisateurs ainsi que pour les participants :

• Audience élargie : en combinant des éléments numériques et physiques, les événements peuvent toucher un public mondial sans que les participants aient à se déplacer physiquement.
• Engagement accru : Les interactions numériques telles que les discussions en ligne, les sondages en temps réel et les jeux interactifs peuvent maintenir l’intérêt des participants et favoriser un engagement plus profond.
• Personnalisation : Les plateformes numériques permettent de collecter des données sur les participants et de personnaliser l’expérience en fonction de leurs préférences et de leurs intérêts.
• Rentabilité : Les événements phygitaux peuvent réduire les coûts liés aux déplacements et à la logistique, tout en offrant la possibilité de générer des revenus supplémentaires grâce à la vente de billets virtuels ou à la sponsorship numérique.
• Maintien du lien : Grâce à un événement phygital, il devient envisageable de conserver une communication efficace, qualitative et dynamique avec toutes les parties prenantes de votre entreprise, tout en observant les mesures sanitaires et les règles de distanciation sociale imposées lors de pandémies. 

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6 conseils pour organiser un événement phygital réussi

Organiser un événement phygital nécessite une planification minutieuse et une exécution efficace. Voici quelques étapes à suivre pour garantir le succès de celui-ci :

1. Définir vos objectifs et votre public cible

Avant de commencer la planification, identifiez clairement les objectifs de votre événement et déterminez qui sont vos participants cibles. Cela vous aidera à concevoir un programme et des activités qui répondent aux besoins et aux intérêts de votre public.

2. Choisir les bons outils et technologies

Sélectionnez les plateformes numériques et les technologies qui conviennent le mieux à votre événement. Assurez-vous qu’elles offrent les fonctionnalités nécessaires pour prendre en charge les interactions en ligne, la diffusion en direct, le réseautage virtuel, etc.

La scénographie (son, éclairage, infodécor), la captation vidéo, les retransmissions sont clés dans un événement phygital. Pour cela, n’hésitez pas à solliciter Atawa qui fera en sorte que l’expérience captive autant les personnes présentes que les participants en ligne. Notre équipe hautement qualifiée travaille en étroite collaboration avec vous, depuis la phase de planification jusqu’à la réalisation concrète, pour créer une expérience immersive et engageante. 

Nous nous assurons que chaque aspect technique, chaque transition et chaque interaction soient soigneusement orchestrés. Grâce à notre attention aux détails et à notre engagement envers l’excellence, nous transformons votre événement phygital en un véritable moment de connexion, de partage et d’inspiration, qui laissera une impression durable sur votre public. 

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3. Créer une expérience intégrée

Intégrez harmonieusement les éléments physiques et numériques de votre événement pour offrir une expérience cohérente et fluide aux participants, quel que soit leur mode de participation.

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4. Promouvoir activement votre événement

Utilisez une combinaison de canaux en ligne et hors ligne pour promouvoir votre événement et atteindre votre public cible. Renforcez votre présence et vos interactions sur les réseaux sociaux, créez du contenu attractif et faites appel au marketing par e-mail pour susciter l’intérêt et encourager les inscriptions.

5. Faciliter l’interaction et l’engagement

Proposez une variété d’activités interactives telles que des sessions de questions-réponses en direct, des concours, des sondages, des discussions en ligne, etc., pour encourager l’interaction et l’engagement des participants. Les auditeurs en ligne se sentiront aussi impliqués que ceux ayant pu se déplacer. 

6. Évaluer et ajuster

Recueillez des commentaires et des données analytiques tout au long de l’événement pour évaluer son efficacité et identifier les pistes d’amélioreration. Vous pourrez ensuite utiliser ces informations pour apporter des ajustements et optimiser vos futurs événements phygitaux.

En conclusion, les événements phygitaux offrent une opportunité unique de créer des expériences mémorables et engageantes qui combinent le meilleur du présentiel et du numérique. En suivant ces étapes et en vous entourant de professionnels comme Atawa, vous garantirez le succès de cette rencontre hybride.